Het is niet verplicht om de volledige bonusregeling in het arbeidscontract op te nemen. In de praktijk kiezen veel ondernemers ervoor om de regeling vast te leggen in een apart document, zoals een bonusreglement, personeelshandboek, of arbeidsvoorwaardenreglement. In het arbeidscontract volstaat dan een korte verwijzing, bijvoorbeeld:
“Werknemer kan in aanmerking komen voor een bonus conform de geldende bonusregeling van werkgever. Deze regeling kan eenzijdig worden gewijzigd of ingetrokken.”
Voordelen van een aparte regeling:
Flexibiliteit: Je kunt de regeling aanpassen zonder dat je individuele arbeidsovereenkomsten hoeft te wijzigen.
Duidelijkheid: Je kunt uitgebreider beschrijven wie in aanmerking komt, hoe het proces werkt, wanneer uitbetaling plaatsvindt, en onder welke voorwaarden.
Beheersing van verplichtingen: Door in de regeling duidelijk te maken dat de bonus discretionair is (dus niet automatisch), verklein je de kans dat medewerkers er na verloop van tijd ‘recht’ op gaan claimen.
Let op:
Als je geen regeling hebt vastgelegd maar wél jarenlang bonussen uitkeert zonder voorbehoud, dan kan een medewerker toch rechten gaan ontlenen aan het bonusgebruik. Dit heet "verworven recht" of een "vaste gewoonte".
Dit kun je voorkomen door:
- Jaarlijks schriftelijk te bevestigen dat de bonus een eenmalige toekenning betreft;
- In de regeling en/of toekenning duidelijk te maken dat het geen recht voor de toekomst schept.
Kortom: Vermeld de bonusregeling in de arbeidsovereenkomst, maar neem de inhoud op in een apart, flexibel document. Zorg voor heldere formuleringen over voorwaarden en eventuele uitsluitingen.