Statuten zijn de officiële regels en afspraken van een organisatie, vastgelegd in een notariële akte. Ze vormen als het ware het juridisch fundament van een rechtspersoon, zoals een bv, stichting of vereniging.
Statuten beschrijven hoe de organisatie intern is opgebouwd en bestuurd wordt. Ze geven duidelijkheid over hoe besluiten worden genomen, wie welke bevoegdheden heeft en hoe de organisatie naar buiten toe optreedt.
Statuten opstellen is wettelijk verplicht bij de oprichting van een rechtspersoon. Statuten zijn de basis voor je organisatie.
Wat er precies in de statuten moet staan, hangt af van de rechtsvorm die u heeft gekozen.
Besloten vennootschap
Naam van de BV
Vestigingsplaats
Omschrijving van de werkzaamheden
Doel van de bv of nv
De waarde van de aandelen
Manier van benoeming van de bestuurders
Bevoegdheden van de verschillende organisatieonderdelen
Manier van vergaderen
Stichting
Naam van de stichting
Vestigingsplaats
Doel van de stichting
Manier van benoeming en ontslag van bestuurders
Waar het geld naartoe gaat als de stichting wordt opgeheven
Vereniging (met volledige rechtsbevoegdheid)
Naam van de vereniging
Vestigingsplaats
Doel van de vereniging
Verplichtingen van de leden tegenover de vereniging
Manier van bijeenroepen van Algemene Ledenvergadering
Bestemming van het eigen vermogen van de vereniging als de vereniging stopt
Wil je de statuten aanpassen? Dan moet de notaris dit voor je doen door een akte van statuten-
wijziging te maken. Dit is wettelijk verplicht.
De notaris geeft de oprichting van de rechtspersoon door aan KVK. Ook de statutenwijziging geeft de notaris aan KVK door. Iedereen kan de gedeponeerde statuten opvragen bij de Kamer van Koophandel.
Naast de statuten van je bv kun je een aandeelhoudersovereenkomst maken. Hierin worden aanvullende afspraken vastgelegd tussen aandeelhouders. Bijvoorbeeld over het wel of niet uitkeren van winst. Of het verplicht aanbieden van aandelen als een aandeelhouder overlijdt of arbeidsongeschikt wordt.
Als de aandeelhoudersovereenkomst iets anders zegt dan de statuten, dan geldt wat in de statuten staat. Een aandeelhoudersovereenkomst kan je zelf maken en aanpassen, hiervoor heb je geen notaris nodig. Hiernaast is de aandeelhoudersovereenkomst ook niet openbaar.
Naast statuten van een vereniging of stichting kan je ook een huishoudelijk reglement opstellen. Daarin regel je de praktische, dagelijkse zaken binnen de vereniging of stichting. Bijvoorbeeld afspraken over het bijhouden van de financiële administratie of regels op het gebied van kleding. Het is een aanvulling op de statuten. Als het huishoudelijk reglement iets anders zegt dan de statuten, dan geldt wat in de statuten staat. Het huishoudelijk reglement kan worden veranderd, zonder dat hiervoor een notaris nodig is. Het huishoudelijk reglement is niet openbaar.