Het aanbieden van een vaststellingsovereenkomst kan mondeling, of schriftelijk (via de e-mail of een brief). Nodig de werknemer bij voorkeur uit voor een persoonlijk gesprek, waarin je vermeld waarom je de arbeidsovereenkomst wilt beëindigen.
Geef de werknemer daarna ruimte om te reageren; dat hij gevraagd wordt om het bedrijf te verlaten kan emoties teweegbrengen, dus breng dit nieuws op een rustige, begripvolle manier. Geef de werknemer daarnaast de tijd om rustig de vaststellingsovereenkomst thuis door te nemen, een eventuele jurist in te schakelen en met een weloverwogen reactie/antwoord te komen.
Overval de werknemer niet met de vaststellingsovereenkomst. Emoties kunnen de overhand nemen en dan is een overeenkomst sluiten lastiger. Ook als de werknemer bij het tekenen van de overeenkomst in een emotionele toestand verkeert, is de kans groter dat deze ongeldig wordt verklaard of dat de werknemer zijn besluit intrekt.
Daarnaast kan het voorkomen dat de werknemer niet begrijpt of niet (goed) de Nederlandse taal spreekt en niet duidelijk (genoeg) is gemaakt dat door te tekenen, de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd. Ook dan kan de overeenkomst ongeldig worden verklaard.
Leg uit waarom het tekenen van een vaststellingsovereenkomst aantrekkelijk is voor de werknemer. Nadat de arbeidsrelatie is afgelopen, wil de werknemer namelijk in aanmerking komen voor een WW-uitkering. Dit recht heeft hij in ieder geval niet, als de beëindigingsovereenkomst geheel op eigen verzoek van de werknemer is ingewilligd of de medewerker verwijt treft en een dringende reden voor ontslag zich voordoet. Dit kan bijvoorbeeld omdat de werknemer op staande voet ontslagen wordt vanwege fraude, diefstal, geweld of ongewenste intimiteiten op de werkvloer.
Het is daarom van belang om een neutrale reden aan te voeren bij de opstelling van de vaststellingsovereenkomst, zoals “een verschil van inzicht” of economische of organisatorische gronden. Deze zijn onder 'Wanneer wordt een vso gebruikt?' behandeld. In ieder geval is het dus belangrijk dat duidelijk blijkt dat de werknemer niet verwijtbaar heeft gehandeld. Hierover kan anders namelijk discussie kan ontstaan bij het UWV als de WW-uitkering wordt aangevraagd.
Het kan zijn dat de werknemer eigenlijk niet weg wil. Wanneer dit het geval is kan het voorstel
voor een vso rauw op zijn of haar dak vallen. Het gevolg daarvan is dat je, om de werknemer te
ontslaan, naar de rechter moet. Als de rechter een oordeel velt en de kant van de werknemer
kiest, zit je alsnog met de werknemer en met een mogelijk verstoorde arbeidsrelatie. Het is
daarom van belang om de overeenkomst ook zo aantrekkelijk mogelijk te maken voor de
werknemer, waardoor deze sneller zal instemmen.
Wil de werknemer de vaststellingsovereenkomst niet tekenen en wil je toch dat deze het bedrijf verlaat? Zorg dan dat je kunt aantonen aan de rechter dat je alles hebt geprobeerd om ontslag te voorkomen (cursussen, ander soort werk, andere afdeling/team etc.) en dat de grond waarop je het ontslag baseert duidelijk onderbouwd is met bewijs. Dit maakt de kans op een gegrond ontslag vele malen groter.